Meie kickoff protsessi arengust: pilk kaadri taha

Augustikuus kirjutasime sellest, kuidas me ADMis usume, et tugev start on iga eduka projekti alustala. Rääkisime ka ühest oma viimasest erakordsest kickoff üritusest, mis toimus Kopenhaagenis. Nüüd on aeg detailsemaks minna ja rääkida lähemalt meie kickoff protsessi meetoditest ning jagada oma mõtteid team building’ust IT-projektides.

ADMi edu IT-projektides sõltub suuresti tugevast stardiprotsessist ning tõhusast meeskonna loomisest ja arendamisest. See artikkel keskendub meie sellega seotud meetoditele ja ADMi operatiivjuhi Rain Benroti ning meie tiimitöö mentori ja fassilitaatori Marili Ruusi kogemustele.

Koodi lahtimurdmine: mis on tiimidünaamika IT-arenduses

ADMi operatiivjuht Rain Benrot, kellel on üle 15 aasta kogemust IT-arenduses, jagab üht võtmetegurit: tiimidünaamika mõistmine on keeruline nagu pusle kokkupanek. Ta on märganud, et mõned tiimid on juba loomult edukad, samas kui teised virelevad. Kuna tiimide toimimise edukust on võimatu ette näha, viis see ADMis suurte muutuste loomiseni.

Marili Ruus, omaaegne ADMi innovatsioonijuht, nägi vajadust eesmärgistatud strateegia järele, mis aitaks mõista ja parandada tiimidünaamikat ja juhtimist. See ei tähendanud pelgalt parendustegevuste sisse viimist, vaid sügavama arusaama tekkimist tiimisuhetest IT-arenduse valdkonnas.

Eesmärk oli selge: kasutada Marili kogemust, et parandada kickoff-protsessi, mille tulemusena tekiksid paremad ja tootlikumad tiimid. Rain meenutab, et see polnud lihtne ning tunnistab, et teekond selles vallas on olnud suhteliselt käänuline.

Rain ja Marili töötasid külg külje kõrval, et muukida lahti eduka tiimidünaamika saladused, töötada välja ADMi lähenemine tiimide juhtimisele ja projektide stardiprotsessile. Nende teekond peegeldab pühendumist mitte ainult tiimidünaamika mõistmisele, vaid tuleviku kujundamisele, et tiimide töö kiiresti muutuvas IT-arenduse maailmas suurepäraselt edeneks. ADM-i põhiväärtused on õppimine, koostöö ja eesmärgile orienteeritus. Nendest põhimõtetest lähtume projektide juhtimises ning tiimidünaamika kujundamises.

Kust me alustasime? – tandemi stardiprotsessi paika loksumine

ADMi tiimidünaamika edendamise väljakutseterohket teekonda meenutades toob tiimitöö mentor ja majasisene fassilitaator Marili Ruus välja esimese takistuse: tõhusa koostöö loomise tandemis Rainiga.

„Öeldakse, et mida raskem ülesanne, seda tugevam on vajadus avatuse ja usalduse järele – see on täiesti tõsi. Kuigi olime Rainiga juba samas organisatsioonis töötanud, ja ta oli isegi olnud mu otsene juht, oli meie uues koostöös täiesti teine dünaamika. Sisuliselt tähendas see seda, et pidime kõigepealt omaenda tiimi tööle saama,“ räägib Marili avatult.

See ei tähendanud pelgalt projektieesmärkide paika seadmist, et parandada tiimidünaamikat projektimeeskondades; see tähendas isiklike ja professionaalsete dünaamikate joondamist, et tagada harmooniline ja produktiivne partnerlus. „Kellegi juhtimine hierarhilises struktuuris on üks asi, kuid tandempartnerluse moodustamine nõuab sügavamal tasandil mõistmist ja sünkroniseerimist. Mõistsime, et saavutame edu tiimidünaamikate edendamisel ADMis, kui suudame oma koostöö edukalt käima saada,“ meenutab Marili.

Pärast oma tandemi käima tõmbamist töötasid Marili ja Rain projektide õnnestumiseks välja tervikliku lähenemise. Nende koostöö tulemuseks oli välja töötatud kickoff protsess, strateegiajuhend projektijuhtidele ning tiimireeglite dünaamikaskeem — Guidelines for Greatness (GFG, Eduka meeskonnatöö juhend). See põhjalik raamistik tagab, et iga ADMi projekti saadaks edu.

• Kickoff protsessi disain: Strateegiline tiimide joondamine eesmärkide, rollide arendamise ja koostöö soodustamise osas.
• Strateegiajuhend projektijuhtidele: kohandatud juhend, mis annab projektijuhtidele peamised tööriistad edukaks kickoff’iks ning juhised tiimidünaamika keerukuste lahendamiseks.
• Guidelines for Greatness (GFG): tiimireeglite skeem, mis hõlmab tiimidünaamikat ning põhineb Drexleri ja Sibberti Team Performance Model’il.
• Tiimidünaamika töötuba: kolmepäevane töötuba, mille läbimine tagab, et kõik projekti- ja arendusjuhid oskavad edukalt toime tulla koostöös ette tulevate keerukustega.
  

Kuidas ADMis tiime käivitatakse

Tiimidünaamika edendamine läbi toetava juhtimise ja selgete kokkulepete

Tiimidünaamika optimeerimise poole püüdlemisega projektitiimides on ADM võtnud kasutusele murrangulise lähenemise, mille keskmes on toetav juhtimine ja selgete töökokkulepete sõlmimine. See strateegiline nihe peegeldab pühendumust jagatud ja lõimitud eesmärkidele, soodustades sügavamat arusaama sellest, kuidas ja millal tööülesandeid ellu viiakse.

Toetav juhtimine: toetava juhtimise rakendamine on ADMis tiimidünaamika soodustamise strateegia nurgakivi. Toetavad juhid tegutsevad juhendajatena, kes soodustavad koostööd ja võimestavad tiimiliikmeid, et need oma rollid omaks võtaksid. See lähenemine mitte ainult ei aita vastutust jagada, vaid arendab ka jagatud juhtimise kultuuri, nii et kaob sõltumine vaid ühest isikust. 

Sellest juhtimise paradigmast rääkides rõhutab Rain Benrot selle mõju tähtsust projekti tulemustele. „Toetav juhtimine tähendab tiimi tegevuste võimaldamist, mitte nende kontrollimist. See muudab otsustusprotsessid ladusamaks ning julgustab tiimiliikmeid panustama projekti just neile omaste tugevustega.“

Jagatud, lõimitud eesmärgid: koos toetava juhtimisega on oluline ühiste, lõimitud eesmärkide tekitamine. Projekti puudutavate „mis“ ja „milleks“ küsimuste esitamine loob aluse sidusaks tiimitööks. Tekkinud jagatud visioon tagab, et kõik tiimiliikmed liiguvad samas suunas, soodustades nii koostööd kui ka sünergia teket.

Marili Ruus rõhutab ühiste eesmärkide olulisust: „Projekti eesmärkidega kursis olemine ja iga tiimiliikme roll selle saavutamises on kõige alus. See loob ühtse eesmärgitunnetuse ning tekitab motivatsiooni ja pühendumust projekti eesmärkide osas.“ 

Selged töökokkulepped: arusaadavad töökokkulepped on nagu liim, mis seob kokku ADMi projektitiimid. Need kokkulepped määravad, kuidas ülesandeid ellu viiakse ja mis loob aluse tõhusaks koostööks. Samuti on need eelduseks tiimide enesejuhtimisele, kus iga liige mõistab, mis on tema vastutus, ning suudab töötada iseseisvalt.

ADMi kickoff protsessi lihtsustamine: usalduse ja struktuuri loomine tiimides

ADMi kickoff protsess on enamat kui lihtsalt rutiinne samm; see on strateegiline tegevus, mis soodustab usalduse teket ning seab paika tiimide selge struktuuri. Marili sõnab: „Agiilne tiim ei tähenda seda, et liigutakse edasi kiirete sprintide kaudu; asjade tükkideks võtmine ei aita, kui inimene ei adu suurt pilti. Tiimide kickoff protsessi algusfaasis on palju ruumi lootusele, oletustele ja erinevatele mõtetele, mistõttu võtab tiimide tõhus käivitamine arvestatavalt aega. Protsessi algatamine hõlmab nii toetuse pakkumise kui juhtimise oskust.“ 

Projektide stardiprotsess näeb välja järgmine: 

1. Integrated Group Development mudeli kasutamine: see mudel, mille on loonud Susan Wheelan, on ADMi kickoff protsessi alustala. See keskendub tiiminormide ja ühiste ootuste loomisele, mis on tiimitööks ja eesmärkide saavutamiseks üliolulised.

2. Eesmärkide joondamine: projekt saab ADMis alguse, kui kõik nõustuvad selle peamise eesmärgiga. See tähendab, et mõistetakse projekti eesmärki ja pühendutakse selle saavutamisele, tagades, et kõik meeskonnaliikmed saavad asjast ühtmoodi aru.

3. Teekaardi loomine: tähtis osa edukast kickoff’ist on projekti teekaardi loomine. Selles dokumendis tuuakse välja kriitilised sammud, tähtajad ja olulised ülesanded, ning antakse tiimile selged juhised. See tagab, et kõik on kursis projekti suuna ja eesmärkidega ning võimaldab samas ka agiilsust. Teekaart võimaldab projekti käigus läbi õppimise tekkivat paindlikkust.

4. Koos probleemide lahendamine: stardiürituse võtmeteema on tiimina probleemide lahendamise õppimine. See tähendab üksteise kuulamist ja ühiselt lahenduste leidmist, mis loob avatud õhkkonna ja edendab tiimitöö kulutuuri.

5. Rollide mõistmine: on tähtis, et igaüks teaks, mis on tema roll ning ka tiimiliikmete rollid. Selgus selles osas aitab tiimil paremini koos töötada ja segadust vähendada.

Kokkuvõttes on ADMi kickoff protsess enamat kui lihtsalt projekti käivitamine; see on tiimi ehitamine, kus üksteist usaldatakse, kus mõistetakse üksteise rolle ning kus töötatakse ühise eesmärgi saavutamise nimel. 

Tiimitöö sujuvamaks muutmine ADMis: juhendi Guidelines for Greatness (GFG) ülevaade

ADM on loonud juhendi Guidelines for Greatness (GFG), et muuta tiimitöö sujuvamaks ja struktureeritumaks. Järgnevalt väike ülevaade GFG-st.

1. GFG lugu: GFG põhineb tuntud tiimitöö ja -arenduse mudelitel. Juhendis kombineeritakse need ideed praktiliste projektijuhtimise tööriistadega, et aidata tiimidel paremini koos töötada. 

2. Mis on kokkulepe?: GFG ütleb selgesõnaliselt, et kokkulepe on mistahes otsus või arusaam, mida kõik tiimi liikmed tunnistavad ja millega nad nõustuvad. Selle kaudu tehakse kindlaks, et kõik töötavad koos ja võtavad otsuseid vastu ühtse meeskonnana.

3. GFG roll: lisaks kokkulepete formeerimisele aitab GFG meeskonnaliikmeid joondada ühise eesmärgi saavutamise nimel. See aitab parandada kommunikatsiooni, lihtsustada otsustusprotsessi ning edendada tiimitööd.

4. Paindlike kokkulepete loomine: GFG annab juhiseid ja toob näiteid, aitamaks tiimidel luua oma kokkuleppeid. Juhend on paindlik ja arvestab iga projekti ja tiimi vajadustega. 

Lühidalt – GFG on vahend, mida ADM kasutab selleks, et tiimiliikmed saaksid asjadest ühtmoodi aru, tagades, et igaüks mõistab oma rolli ja ülesandeid ning nõustub nendega. See on segu struktuurist ja paindlikkusest, mis aitab projektijuhtimises kaasa koostöö ja ühiste eesmärkide tekkele.

Transformatiivne teekond

Milline oli siis Raini ja Marili tiimidünaamika? „Meie kickoff ulatus kaugemale professionaalsest joondumisest, sest sukeldusime sügavale personaalsete dünaamikate uurimisse,” sõnab Rain, kes polnud varem sisevaatlusega kokku puutunud. Neljakuulisele projektile tagasi vaadates meenutab Rain: „See hõlmas endas palju peegeldamist ja avatud vestlusi oma tunnetest — see on aspekt, mis oli mulle alguses päris võõras.“

Marili rõhutab kogemuspõhise õppimise transformatiivset potentsiaali: „Ma tõesti tunnetasin kogemuspõhise õppimise vaatenurki muutvat potentsiaali.” Nende iganädalased kohtumised olid pühendatud enesest aru saamisele ja avatusele muutuste osas, sisaldades nelja-astmelist tsüklit— tee, peegelda, sõnasta ja rakenda (Kolb). Sellest protsessist sai Raini ja Marili koostöö vundament, mille kaudu loodi avatud suhtlemise, mõistmise ja kohandumise mudel.

Rain ja Marili jagasid seda mudelit ADMi eriilmeliste projektitiimidega. 

Kokkuvõtteks 

Sisuliselt on meie teekond tõestus uskumuse kohta, et edukas projekt ei hõlma ainult tehnoloogiat, vaid tähendab ka koostöökultuuri edendamist. Meie ADMis jätkame selle lähenemise alaste uuenduste ja täienduste tegemist. Meie lugu võiks olla inspiratsiooniks organisatsioonidele, kes otsivad IT-arenduse valdkonna dünaamilisel maastikul oma teed. Pühendumus õppimisele, paindlikkus ning inimkeskne lähenemine asetavad ADMi tiimidünaamika ja projektijuhtimise professionaalsele eesliinile.