Eduka projekti võti on läbimõeldud kickoff

Meie ADMis usume, et iga eduka projekti alustalaks on tugev start. See määrab tegevuste tooni, toob meeskonnad kokku ja loob selge visiooni. Hiljuti oli meie tiimil suurepärane võimalus nautida ühe meie uusima projekti kickoff‘i elust pulbitsevas Kopenhaagenis. Käesolevas blogipostituses vaatlemegi lähemalt meie kickoff protsessi üksikasju, protsessi ühtimist ettevõtte missiooni ja väärtustega, meeldejäävaid hetki, tugevate meeskondade loomist ning mõju, mida see kõik on projekti edasisele arengule avaldanud.

Guidelines for Greatness – Eduka meeskonnatöö juhend

Kui projekti meeskonnalt küsiti, mille üle nad projekti käivitamisega seoses kõige rohkem elevil on, toodi välja Guidelines for Greatness kui meie protsesside alustala. See on meie endi koostatud raamistik, mis aitab kogu tiimil (ADMil ja kliendil) projekti käivitamisel lepete koostamist reguleerida ja ka võimalikke kitsaskohti tuvastada. Samuti aitab juhend uusimad lepped dokumenteerida. Nägime rõõmuga, et klient võtab selle isiklikku arengut, koostööd, vastutustunnet ja sihikindlust toetava juhendi väga hästi vastu.

Tugineme ettevõtte väärtustele

ADMis on tegevuste aluseks meie väärtused. Projekti käivitamise protsess on otseselt kooskõlas meie põhiväärtustega, mille hulka kuuluvad õppimine ja areng, inimestest hoolimine, koostöö, vastutuse võtmine ja eesmärkidele orienteeritus. Projekti kaudu edendame individuaalset ja ka kogu meeskonna arengut, loome usaldust ja koostöösuhteid ning anname igaühele võimaluse oma töö ja projekti edu eest ise vastutada.

**Põhjalikud ettevalmistused kickoff’iks**

Meie meeskond nägi Kopenhaagenis toimuvaks stardiürituseks valmistumisel kõvasti vaeva. Enne kickoff’i viis Eesti tiim läbi oma sessioonid, et end kliendi meeskonnaga sünkroniseerida. Et olla korralikult valmistunud, koostati põhjalikud ettekanded, disainiideed ja protsessiga seotud ettepanekud. Ettevalmistused panid aluse edukale stardile, säästsid väärtuslikku aega ja võimaldasid tiimil süviti planeerimise, protsesside, rollide ja kohustustega tegeleda.

KickOff

Kopenhaagenis toimunud kickoff oli mitmepäevane üritus, mille käigus keskenduti iga päev erinevatele projekti edu tagavatele aspektidele. Esimesel päeval räägiti üldpildist ning meeskond tutvus äriloogikaga, määras projekti eesmärgid ja osales tõhusa tagasiside andmise töötoas. Teisel päeval arutleti põhjalikumalt protsesside, meeskonnatöö reeglite ja lahenduse disainielementide üle ning mängiti vahvat mängu, mis rõhutas vastutusalade määramise ja ühise keele leidmise tähtsust. Viimasel päeval keskenduti praktilisele tööle – meeskond sai tegeleda projekti ülesannetega ja kõrvaldada võimalikke tulevasi murekohti.

Meeldejäävad hetked ja tiimitunnetuse kasvatamine

Iga kickoff on äärmiselt produktiivne, kuid ei möödu siiski ka lahkarvamusteta. Lahkarvamustest võivad aga kujuneda meeldejäävad hetked, mis näitavad, kuivõrd suur jõud on tiimitööl. Läbi konfliktide tunnistamise, identifitseerimise ja lahendamise, saavutati parem üksteisemõistmine ja konsensus. Kickoff’i käigus võeti ette ka tiimitunnet tugevdavaid tegevusi, nagu Lego-väljakutse, avatud suhtlust edendav peegeldamine, energiaülesanded ja mõnusad õhtusöögid.

Edule orienteeritus

Kickoff andis kindlasti tugeva tooni projekti edasisele arengule. Klient ja meeskond rääkisid projekti eesmärgid ja poolte ootused omavahel läbi, et iga meeskonnaliige teaks, millised on nii tema enda kui ka tema kolleegide rollid ja vastutusalad. Üksmeele ja kindlustunde loomisega tekitas üritus tunde, et ühiselt ületame takistustest ja lahendame kõik mured. See ehitas vundamendi tõhusale suhtlusele, koostööle ja ühisele edule orienteeritusele.

Kokkuvõte

ADMi uusima projekti kickoff’i Kopenhaagenis saatis tõeline edu. Põhjalikul ja hoolikalt läbi mõeldud kick-off’il tutvusime lähemalt Guidelines for Greatness’iga, mis on kooskõlas ettevõtte väärtustega, ning panime tugeva aluse koostööle, arengule ja ühisele vastutustundele.

Kopenhaagenis toimunud kolmepäevane kickoff’i üritus oli siiski vaid produktiivse tiimi ehitamise algus ja me teame, et isegi selline põhjalik ettevõtmine ei pruugi tingimata edu garanteerida. Kickoff ei ole ainult ühekordne sündmus. See läheb edasi pideva protsessina, mis kestab projekti jooksul veel nädalaid ja nõuab tiimilt häid toetava juhtimise oskusi, et inimesed harjuksid avatult ja selgelt suhtlema ning jõuaksid ühisele nägemusele ja arusaamale sellest, mida nad teevad või mida peavad saavutama. Tugevate sidemete loomine on keerukas protsess, mis nõuab vaeva ja aega. Projekti algfaasis seatud tempo jätkub, sest tiimitunde arendamine, usalduse kasvatamine ja tõhusa koostöö edendamine jäävad tooni andma kogu projekti vältel.

Hoia silma peal juba sel sügisel ilmuvale järgmisele blogi-postitusele, kus räägime ADMi kickoff’i ja team building protsessi detailidest lähemalt.

Kliendi kommentaarid
Minu esialgne ootus oli, et ADMi meeskond tutvuks ülesandega ja et kõik saaksid omavahel paremini tuttavaks.
Korraldatud õhtusöögid andsid suurepärase võimaluse üksteisega lähemalt tutvumiseks. Niimoodi saab luua usaldust, mis omakorda on tähtis projekti õnnestumise tagamisel.
Tutvumismängud olid hea idee meeskonnaliikmete vahel suhtluse käivitamiseks ja aitasid tõesti tagada, et kõik saaksid üksteisega rääkida ning oleksid algusest peale kaasatud.
Tagasi vaadates võin öelda, et kickoff’i nädal oli suurel määral projekti edu pant. Projekti käivitamine on raske, kuid hästi korraldatud kickoff aitab luua head tiimidünaamikat. Ma ei oleks osanud paremale algusele loota.

Benjamin
Juhtivarendaja