Wenn sowohl Arbeit als auch Freizeitgestaltung komplett online gehen, dann stellt das nicht nur die Geduld der Menschen auf die Probe, sondern auch die Technik. Als letzten Montag die Kinder mit dem Online-Unterricht und die Eltern mit der Fernarbeit beginnen sollten, wurde ziemlich schnell klar, dass die Ersteller der bestehenden Systeme nicht auf einen solch plötzlichen Belastungsanstieg vorbereitet waren. Da das Virus alle Länder betrifft, waren damals selbst die größten Anbieter nicht sicher: Nicht nur die eKool in Estland hatte für kurze Zeit technische Schwierigkeiten, sondern auch bei Microsoft waren die Teamwork-Lösung Teams und die Messaging-Plattform betroffen.

Wenn der Arbeitgeber und die Art der Arbeit es erlauben, kann vieles über kostenlose Tools (z. B. Slack, Dropbox, WeTransfer und viele andere) erledigt werden. Da aber kostenlose Dienste zumeist bedeuten, dass man gewisse Zugeständnisse sowohl bei der Sicherheit als auch bei der Benutzererfahrung machen muss, besteht der optimale Weg darin, auch weiterhin die gleichen Lösungen zu verwenden, die schon vor Beginn der Quarantäne verwendet wurden, und ebenso die gleichen Sicherheitsanforderungen zu befolgen, wobei man natürlich die sich verändernde Umgebung und ihre Bedingungen im Auge behält und gegebenenfalls Anpassungen vornimmt.

Dienstleistungen

Allein Amazon, Google Cloud und Microsoft Azure verfügen über Tausende von Diensten, die je nach Bedarf hinzugefügt oder entfernt werden können. Um ihre Kosten zu optimieren, sollten Unternehmen prüfen, ob alle abonnierten Dienste noch den Anforderungen des Unternehmens entsprechen und wenn ja, ob sie korrekt eingerichtet sind und möglichst automatisch an den tatsächlichen Bedarf angepasst werden können. Dies kann dazu beitragen, die Kosten in Zeiten geringerer Auslastung – etwa in der Nacht oder zu einer anderen ruhigeren Zeit – niedrig zu halten. Gleichzeitig ermöglicht dieser Ansatz den Unternehmen, mit jeder Art von plötzlichen Anstiegen bei der Belastung, sei es durch Kollegen, die von zu Hause aus arbeiten, oder durch eine steigende Anzahl von Besuchen der Webdienste des Unternehmens, problemlos umzugehen.

Unabhängig davon, ob die Cloud-Dienste Ihres Unternehmens bereits von einem IT-Partnerunternehmen oder von einem internen Team ausgewählt wurden, ist es jetzt an der Zeit, sich an ein IT-Unternehmen zu wenden, damit Sie nicht von Grund auf neu anfangen müssen und wertvolle Arbeitszeit sparen können.

Verbindungen

Wenn Massen von Menschen anfangen, aus der Ferne zu arbeiten, und Daten über ihre häusliche Verbindung statt über die des Büros übertragen müssen, dann kann darunter die Geschwindigkeit der Verbindung und damit die Qualität der Arbeit leiden. Hier empfiehlt es sich, dass Unternehmen die Geschwindigkeit des Heimanschlusses ihrer Mitarbeiter überprüfen und diese ggf. durch Zuschüsse des Arbeitgebers steigern. Wenn die Politik eines Unternehmens den Einsatz eines VPN verlangt, dann sollte auch dies überprüft und je nach aktueller Situation und Anforderungen eingerichtet werden.
Falls der bestehende lokale VPN-Dienst den aktuellen plötzlichen Lastanstieg nicht bewältigen kann, dann sollten Unternehmen die Implementierung eines zusätzlichen cloudbasierten VPN in Betracht ziehen, um die Last verteilen zu können. Es gibt viele cloudbasierte VPNs, von denen die VPNs von Google Cloud und AWS Client die bekanntesten sind.

Wenn ein Unternehmen seinen Mitarbeitern zuvor über die IP-Adresse des Büros Zugang zu seinen verschiedenen Diensten gewährt hat und sie kein VPN verwenden, müssen sie nun alternative Sicherheitsmaßnahmen ergreifen. Zum Beispiel sollte in Abhängigkeit von den Sicherheitseinstellungen eines Dienstes festgestellt werden, ob maximale Maßnahmen zur Verfügung stehen, wie z.B. Zwei-Faktor-Authentifizierung, Zugangsbeschränkung auf der Grundlage des eigenen Landes, proaktive Überwachung von Authentifizierungsversuchen und Nutzungsmustern usw.

Eine andere Sache, die man unbedingt in Betracht ziehen sollte, ist, dass bestimmte Einschränkungen von der Bereitschaft des Telekommunikationsunternehmens abhängig sind, die Netzwerke zu verwalten und die Bandbreite zu erhöhen. Kann dies nicht geändert werden, so sollten umgehend alternative Möglichkeiten gefunden und die Arbeit entsprechend umorganisiert werden.

Der Zugriff auf Datenbanken ist ein weiterer wichtiger Punkt, der überprüft werden muss, um zu vermeiden, dass man sich in einer Situation wiederfindet, in der ein wichtiger Mitarbeiter nur über die Netzwerkverbindung des Büros, eine bestimmte MAC-Adresse oder einen bestimmten Standort auf die Datenbanken zugreifen kann.

Videokonferenzen

In einer Situation, in der Besprechungen virtuell abgehalten werden, ist der bestmögliche Ersatz zweifellos das Videokonferenzformat – sei es über Skype, Slack, Amazon Chime oder eine andere ähnliche Lösung. In größeren Unternehmen sind die Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen der gewählten Lösung wie auch die maximale Anzahl der Personen, die an einem Anruf teilnehmen dürfen, und die Qualität des Video-Feeds zu überprüfen.

Alle Sitzungen, die ein hohes Maß an Sicherheit erfordern, sind entsprechend den derzeit geltenden Sicherheitsanforderungen durchzuführen. Für Unternehmen, in denen vor dem Ausbruch der Coronavirus-Epidemie Videokonferenzen nur im Büro oder von bestimmten IP-Adressen aus abgehalten werden durften, bedeutet dies, dass sie ihre Richtlinien ändern oder aber Sitzungen absagen müssen. Wenn eine Änderung der Sicherheitsrichtlinien nicht ausreicht und das Unternehmen zusätzliche Hardware beschaffen oder seine bestehende Hardware austauschen muss, so sollten sie zunächst auf Softwarelösungen zurückgreifen, da diese viel schneller und kostengünstiger implementiert werden können, als wenn neuer Hardware angeschafft wird. Die effektivste Lösung ist die Erweiterung der Dienstleistungen des Unternehmens mit Cloud-Lösungen, da das Unternehmen so in die Lage versetzt wird, unnötige Dienstleistungen nach der Krise viel schneller und einfacher zu entsorgen, als dies bei abgelaufener Hardware der Fall wäre.

Es wird empfohlen, zunächst einmal alle relevanten Videokonferenzlösungen zu erfassen und eine Liste derjenigen zu erstellen, die bereit sind, in dieser schwierigen Zeit eine Installation vorzunehmen und einzurichten, und die in naher Zukunft auch technische Unterstützung dafür bieten. Es empfiehlt sich, hierfür eine lokale Firma zu beauftragen, da deren Arbeitsaufwand im Allgemeinen nicht so groß ist wie bei Unternehmen, die ihre Lösungen weltweit anbieten.

Veranstaltungen ins Netz verlegen

Da es sehr kostspielig oder fast unmöglich wäre, verschiedene Veranstaltungen, die seit langem geplant sind, abzusagen oder zu verschieben, ist eine Alternative, die man in Betracht ziehen sollte, diese Veranstaltungen ins Internet zu verschieben. Inzwischen findet sich schon eine ganze Anzahl von Unternehmen, die genau dies tun.

Ob es sich nun um ein Konzert oder die große Hauptversammlung eines Unternehmens handelt, Veranstaltungen lassen sich auf verschiedenste Weisen durchführen – und dies ist deutlich einfacher, als die meisten Menschen meinen. Eine Veranstaltung mit einer kleinen Anzahl von Teilnehmern ließe sich beispielsweise über ein Webinar oder einen Videokonferenzdienst abhalten, indem man dafür entweder eine Computerkamera oder einfach nur ein Smartphone verwendet. Für große Veranstaltungen mit vielen Teilnehmern gibt es verschiedene Cloud-Dienste, die sowohl an eine professionelle Videoanlage als auch an eine normale Webcam oder ein Smartphone angeschlossen werden können.

IT-Unterstützung

Kleinere Unternehmen, die Standardlösungen verwenden, können bei Bedarf Unterstützung von internationalen Supportzentren erhalten, müssen hierbei aber natürlich längere Warteschlangen als sonst in Kauf nehmen. Große Unternehmen, deren Mitarbeiter auf ihren Kundensupport angewiesen sind, müssen ein größeres Arbeitspensum als bisher einplanen.

Auch die physische Arbeit, die für Mitarbeitergeräte, interne Server und die wolkigsten Clouds geleistet werden muss, sollte nicht vernachlässigt werden – ein Server oder eine seiner Komponenten, deren Verträge abgelaufen sind, getrennte Verbindungen oder Server, die einen physischen Neustart erfordern: All dies kann plötzlich Aufmerksamkeit verlangen.

Momentan arbeiten die Mitarbeiter des IT-Supports unter einer hohen Arbeitsbelastung, und jeder Arbeitgeber muss dafür sorgen, dass die wichtigen Mitarbeiter geschützt und sicher sind. Falls erforderlich, können und sollten zusätzliche Mitarbeiter über externe Partnern eingestellt werden. Wenn hierfür die Sicherheitsrichtlinien geändert werden müssen, dann sollte dies unter Berücksichtigung der aktuellen Situation und der Möglichkeit, dass die folgenden Monate nicht einfacher werden, geschehen.

Neben den IT-Systemen dürfen auch die Menschen nicht vergessen werden. Sowohl Ihr entfernt arbeitender Kollege als auch andere Personen in Ihrer Umgebung, die derzeit von ihren sozialen Kreisläufen abgeschnitten sind, brauchen mehr Aufmerksamkeit und Unterstützung als zuvor. Wir empfehlen, in Ihren Arbeitssystemen Kommunikationskanäle zu schaffen, die nicht nur auf die Arbeit allein ausgerichtet sind, sondern Ihren Kollegen auch die Möglichkeit geben, Kontakte zu knüpfen, Spaß zu haben und andere soziale Themen zu verfolgen, um das unangenehme Gefühl der Isolation zu mindern. Wenn Ihr Unternehmen keine digitalen Tools verwendet, die dies ermöglichen, dann gibt es viele kostenlose und einfach zu installierende Dienste, die mit großem Effekt genutzt werden können. Und das Allerwichtigste: Zeigen und sagen Sie Ihren überlasteten IT-Support-Mitarbeitern, Ihren Kollegen, Partnern und anderen Menschen in Ihrer Umgebung direkt, dass sie Ihnen am Herzen liegen.

Ursprünglicher Artikel: https://arileht.delfi.ee/news/juhtimine/ekspert-soovitab-mida-kaugtooks-vajalike-toovahendite-puhul-arvestada-ja-kuidas-kulusid-optimeerida?id=89274685

 

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